ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ     ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศมี 5 ส่วนหลักดังที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้นคือ ฮาร์ดแวร์, ซอฟต์แวร์, ข้อมูล, ขบวนการ และบุคลากร โดยแต่ละส่วนมีความสัมพันธ์กัน ในการนำระบบสารสนเทศเข้ามาใช้เพื่อการจัดการมักจะแบ่งส่วนตามการทำงานหลัก ซึ่งอาจจะเห็นได้จากแผนผังองค์กร ทำให้ทราบได้ว่าองค์กรนั้นๆ แบ่งส่วนการทำงานอย่างไร ส่วนการทำงานหลักที่มักจะปรากฏให้เห็นในองค์กรทั่วไปได้แก่ ฝ่ายบัญชี, การเงิน, การตลาด, บุคคล ฝ่ายพัฒนาและวิจัย, ฝ่ายกฎหมาย , ฝ่ายระบบสารสนเทศ เป็นต้น    ในแต่ละฝ่ายก็จะมีระดับการจัดการต่างๆ (กลยุทธ์, ยุทธวิธี, และการดำเนินงาน) จึงเรียกการแบ่งการจัดการตามส่วนการทำงานว่าการแบ่งตามแนวตั้ง ส่วนการแบ่งตามระดับการจัดการเรียกว่าการแบ่งตามแนวนอน แต่ละส่วนการทำงานจะมีระบบย่อยที่ทำงานเฉพาะด้านของตนเอง แต่อาจมีการใช้ข้อมูลร่วมกันได้ รูปที่ 13 แสดงระบบ สารสนเทศที่รวมส่วนการทำงานต่างๆ ไว้ด้วยกัน โดยแต่ละส่วนสนับสนุนการทำงานที่ต่างกันออกไป จากรูปแสดงให้เห็นว่าแต่ละระบบสารสนเทศภายในองค์กรต่างก็ทำงานเฉพาะด้านของตนเอง รายงานแต่ละประเภทที่ได้จากระบบสารสนเทศฝ่ายต่างๆ เช่น ฝ่ายบัญชี การเงินหรือการตลาด ก็จะเหมาะกับระดับการจัดการที่แตกต่างกันออกไป

รูปที่ 13 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการต่างๆภายในองค์กร

จะเห็นว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการของฝ่ายต่างๆ จะถูกเชื่อมโยงเข้าด้วยกันกลายเป็นระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการขององค์กร ดังแสดงในรูปที่ 13 อย่างไรก็ตามข้อมูลจากฝ่ายการทำงานต่างๆ จะถูกรวบรวมเข้าไว้ในฐานข้อมูลกลางดังรูปที่ 14 ซึ่งฐานข้อมูลนี้นอกจากจะช่วยทำให้เกิดการรวมกันของระบบสารสนเทศต่างๆ แล้ว ยังช่วยให้เกิดการรวมกันของระบบประมวลผลรายการขององค์กรด้วย ซึ่งข้อดีของการรวมระบบงานต่างๆ เข้าด้วยกันก็คือ สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ง่าย ซึ่งจะทำให้ลดค่าใช้จ่าย, ได้รายงานที่มีความแม่นยำมากขึ้น, มีความปลอดภัยของ ข้อมูลมากขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรอีกด้วย

รูปที่ 14 การรวมระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการต่างๆ เข้าไปยังฐานข้อมูล

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการและขบวนการทางธุรกิจ     ระบบสารสนเทศสามารถนำเข้ามาใช้ในการดำเนินงานทางธุรกิจด้านต่างๆ ดังนั้นในส่วนต่อไปจะเป็นการอธิบายถึงการนำระบบสารสนเทศเข้ามาใช้ในเพื่อการจัดการด้านการเงิน, การผลิต, การตลาด, ด้านทรัพยากรมนุษย์ และด้านบัญชี ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน    ทำหน้าที่ในการจัดการสารสนเทศด้านการเงินให้แก่ผู้บริหารและกลุ่มบุคคลซึ่งต้องการทำการตัดสินใจได้ดีขึ้นและช่วยในการหาโอกาสและปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว โดย ระบบสารสนเทศด้านการเงินนิยมใช้รวมเข้ากับซอฟต์แวร์ ในการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (Enterprise Resource Planning : ERP) ซึ่งเป็นกลุ่มของโปรแกรมที่จัดการ วิเคราะห์และติดตามการดำเนินธุรกิจของแหล่งผลิตหรือสาขาต่างๆ ขององค์กร เพื่อให้แน่ใจว่าสารสนเทศด้านการเงินในการปฏิบัติงาน สามารถนำไปใช้สนับสนุนความสามารถในการตัดสินใจให้แก่บุคคลที่ต้องการได้ทันเวลา ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงินมีความสามารถการทำงานดังต่อไปนี้ 1. รวบรวมสารสนเทศด้านการเงินและการดำเนินงานจากแหล่งต่างๆ รวมทั้งจากเครือข่ายอินเทอร์เน็ตเข้าไว้ในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการเพียงระบบเดียว 2. สนับสนุนผู้ใช้ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับด้านการเงินและผู้ใช้อื่นๆ ของบริษัท ให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลและ สารสนเทศทางด้านการเงินผ่านทางเครือข่ายในองค์กรได้ง่าย 3. เตรียมข้อมูลด้านการเงินที่มีอยู่ให้พร้อมต่อการใช้งาน เพื่อให้สามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว 4. สามารถวิเคราะห์ข้อมูลด้านการเงินได้หลายมิติ เช่น วิเคราะห์ตามช่วงเวลา, ภูมิประเทศ, ผลิตภัณฑ์, โรงงานผลิต หรือลูกค้าได้ 5. วิเคราะห์การดำเนินงานด้านการเงินที่ผ่านมาและที่เป็นอยู่ในปัจจุบันได้ 6. ติดตามและควบคุมการใช้เงินทุนได้ตลอดเวลา รูปที่ 15 แสดงส่วนนำเข้า, ระบบย่อยภายใน และผลลัพธ์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ส่วนที่นำเข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ส่วนที่นำเข้าไปในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ได้แก่ 1. แผนเชิงกลยุทธ์และนโยบายของบริษัท ในแผนกลยุทธ์จะประกอบด้วย วัตถุประสงค์ด้านการเงินของบริษัท เช่น เป้าหมายของผลกำไรที่ต้องการ,อัตราส่วนของหนี้สินและเงินกู้, ค่าคาดหวังของผลตอบแทนที่ต้องการ เป็นต้น 2. ระบบประมวลผลรายการ สารสนเทศด้านการเงินที่สำคัญจะมาจากโปรแกรมการประมวลผลรายการต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น โปรแกรมเงินเดือน, โปรแกรมควบคุมสินค้าคงคลัง, โปรแกรมสั่งซื้อสินค้า, โปรแกรมบัญชีรายรับ-รายจ่าย, และโปรแกรมใบสั่งซื้อ ทั่วไป โดยข้อมูลที่ได้จากโปรแกรมเหล่านี้ ได้แก่ ค่าใช้จ่ายด้านเงินเดือนรวม, เงิน ลงทุนในคลังสินค้า, ยอดขายรวม, ปริมาณเงินที่จ่ายให้กับแหล่งผลิตสินค้า, ปริมาณหนี้รวมของลูกค้าที่มีต่อบริษัทและรายละเอียดข้อมูลบัญชีต่างๆ โดยข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปสร้างเป็นรายงายด้านการเงิน เพื่อใช้ในการตัดสินใจต่อไป 3. แหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ สารสนเทศเกี่ยวกับคู่แข่งขัน อาจได้มาจากรายงานประจำปีของบริษัทคู่แข่ง, หนังสือพิมพ์, สื่อต่างๆ เช่นเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เป็นต้น นอกจากนี้ยังรวมถึงสารสนเทศเกี่ยวกับสภาพเศรษฐกิจของประเทศหรือของโลก เช่น สภาวะเงินเฟ้อ, อัตราภาษี เหล่านี้เป็นต้น